Démarrer avec Coco Staff Onboarding

1. Installer et ouvrir l’app

Installez Coco Staff Onboarding, puis ouvrez son onglet sur la page Staff Booking & Services Portal, dans le menu de votre CRM.

Où elle s’ouvre : cette app nécessite l’app gratuite Staff Booking & Services Portal. Installez d’abord le Portail : les réglages de cette app s’ouvrent dans un onglet de la page du Portail, dans le menu de votre CRM.

À l’intérieur, le menu comprend Accueil, HR pipeline (votre parcours d’embauche), Réglages, Widgets, Workflows, Ce qui est installé, Journal d’activité et Aide.

Prix : 19 $ par mois ou 190 $ par année, ou 456 $ une seule fois pour une licence à vie. Chaque forfait commence par un essai gratuit de 14 jours.

Ce qu’il vous reste à préparer (chacun seulement si vous utilisez cette étape) :

• un calendrier pour l’étape de la rencontre (votre CRM ▸ Calendriers);
• un modèle de document pour l’étape du contrat (votre CRM ▸ Paiements ▸ Documents et contrats ▸ Modèles);
• votre propre formulaire ou sondage, si vous le préférez aux questions de candidature de Coco (votre CRM ▸ Sites ▸ Formulaires).

Tant qu’ils n’existent pas, Accueil affiche la vérification correspondante comme à faire, avec un bouton vers l’endroit qui la corrige.

2. HR pipeline : décidez comment vous embauchez

HR pipeline est votre configuration, dans l’ordre où une embauche se déroule :

1. Vos étapes d’embauche — candidature, présélection, entrevue, conditions pour se joindre, contrat, rencontre, arrivée. Activez celles que vous utilisez.
2. Postes ouverts — un nom, quelques lignes et la rémunération de chacun. Ils paraissent sur votre page carrières.
3. Le formulaire de candidature — les questions de Coco, ou votre propre formulaire.
4. L’entrevue — vos questions, dans votre ordre, et les conditions que la personne accepte.
5. Conditions sur leurs réponses — qui décide : vous, ou vos conditions. Une règle NON refuse une candidature; quand toutes les règles OUI sont respectées, la candidature passe la présélection. Sans condition écrite, chaque candidature vous attend.
6. Oui automatique — facultatif, et offert seulement quand au moins une condition existe. Sinon, personne ne se joint à votre équipe sans votre oui.

Votre tableau d’embauche dans votre CRM montre la carte de chaque candidat, de la candidature à l’arrivée.

3. Ce que vit un candidat

1. Il ouvre votre page carrières et choisit un poste.
2. Il remplit le formulaire de candidature et peut joindre son CV.
3. Il fait l’entrevue sur sa propre page d’entrevue, par clavardage, avec vos questions.
4. Vous dites oui ou non sur sa carte d’embauche (ou vos conditions le font). Un non envoie votre message poli.
5. Après un oui : le contrat à signer et la rencontre à réserver, si vous utilisez ces étapes.
6. Il se joint à l’équipe : son accès est créé dans votre CRM, et il reçoit son formulaire de mise en route pour ses services, ses heures de la semaine, ses emplacements et ses prix.

Chaque étape d’un candidat passe par un lien signé qui lui est envoyé; une personne ne peut pas marquer elle-même sa présélection comme réussie.

4. Widgets pour votre site

Ouvrez Widgets pour copier le lien ou l’iframe de chacun, ou ajoutez-le depuis le créateur de sites de votre CRM (Ajouter un élément ▸ Widgets). Dans le créateur, le widget se relie lui-même à votre compte.

• Page carrières — pourquoi on travaille avec vous, vos postes ouverts, votre équipe et le bouton Postuler.
• Formulaire de candidature — le formulaire seul, pour une page que vous avez déjà.
• Formulaire de mise en route — ouvert par le lien que la nouvelle recrue reçoit; sans ce lien, il n’affiche rien.

5. Workflows

L’app ajoute un déclencheur et une action aux workflows de votre CRM.

Déclencheur — un moment d’embauche est arrivé : quelqu’un a postulé, une décision a été prise, une première étape a été planifiée, une étape d’embauche est faite, une entente est due, quelqu’un a été ajouté à l’équipe, une étape d’accueil est faite.

Action — faire une tâche d’embauche : ajouter à l’équipe, planifier la première étape, envoyer les liens des apps, envoyer le formulaire de mise en route, envoyer le résumé de la mise en route, marquer une étape d’embauche comme faite.

La page Workflows de l’app liste chaque moment et chaque tâche avec les champs qu’ils transportent.

Les coûts à connaître

Le prix de l’app est indiqué plus haut. Le clavardage d’entrevue est répondu par l’IA de clavardage de votre CRM, et les messages partent du numéro de votre CRM : votre CRM vous les facture à ses tarifs habituels. L’app n’a pas de modèle d’IA à elle.

Ce qui est installé, et la désinstallation

Ce qui est installé liste chaque élément que l’app a créé dans votre compte, s’il est bien là, et ce que la désinstallation en fait. S’il manque quelque chose, appuyez sur Réparer mon installation.

Créé à l’installation ou au premier usage : la fiche Candidat et ses champs de réponses; votre tableau Staff hire avec une étape par colonne; les étiquettes Coco · hire · 01 applicant, 02 yes et 03 no; les liens de déclenchement Coco · hire · 01 apply et 02 interview; des valeurs qui contiennent l’adresse de votre page de candidature et vos textes d’embauche; deux champs de contact (referred by, referred at); la boîte de clavardage Coco · Interview et son agent d’entrevue; une base de connaissances créée à partir de votre site si vous n’en avez pas; un dossier de médias; et le calendrier Onboarding, la première fois qu’une rencontre est planifiée.

La désinstallation met fin à votre abonnement et retire les étiquettes, les liens de déclenchement et les valeurs, sauf si une autre app ClaudiaFix les utilise encore, ainsi que l’agent d’entrevue et la base de connaissances créés par l’app, et votre tableau d’embauche s’il est vide.

Gardé : les champs de contact et les réponses des candidats, vos contacts, les accès déjà créés pour votre équipe, vos calendriers et leurs rendez-vous, et vos fichiers. Les champs des fiches de votre équipe restent tant qu’une autre app ClaudiaFix est installée.

Avant de désinstaller, choisissez : Garder mes données (une copie à remettre si vous réinstallez) ou Supprimer nos données (retire ce que seule cette app a créé; une copie est d’abord sauvegardée). Désinstallez ensuite l’app dans le marché d’applications de votre CRM (Apps installées).

Aide

Écrivez à support@claudiafix.ai — réponse en moins de 24 h. Le soutien se fait par courriel seulement.

Vous pouvez aussi ouvrir Aide au bas du menu de l’app et écrire ce qui ne va pas. Votre compte, l’app et la page où vous étiez accompagnent votre message.