Démarrer avec Staff Booking & Services Portal

1. Installer et ouvrir l’app

Installez Coco Staff Portal, puis ouvrez Staff Booking & Services Portal dans le menu de votre CRM. Chaque app de la famille que vous installez ensuite s’ouvre dans un onglet de cette page.

À l’intérieur, le menu comprend Accueil, Build your portal (construire votre portail), Réglages, Widgets, Workflows, Ce qui est installé, Journal d’activité et Aide.

Prix : Gratuit : aucun forfait, aucun essai, aucune carte à entrer.

À avoir sous la main : les membres de votre équipe comme utilisateurs de votre CRM, et vos services dans vos calendriers de services. Le portail lit les deux; il ne vous demande pas de les retaper.

2. Build your portal : construire votre portail

Build your portal est l’endroit où vous choisissez ce que votre équipe voit. Chaque carte est une décision :

• Les pages du portail — Profil, Heures, Services, Région, Avis, Contrat. Activez celles que vous utilisez.
• Factures du personnel et reçus d’assurance — ne font pas partie du Portail gratuit. Ce sont deux applications payantes de la famille, Contractor Invoices & Staff Payouts et Insurance Receipts & Superbills. Une fois installée, chacune s’ouvre dans son propre onglet de cette page, avec ses réglages.
• Contrat — choisissez le modèle de document que votre équipe signe; le portail montre à chaque personne la date de signature et la date de renouvellement. L’envoi du contrat à une nouvelle recrue est fait par Coco Staff Onboarding.
• Qui a droit à quoi — une ligne pour tout le monde, puis une ligne par personne : accès au portail, et factures et reçus quand ces applications sont installées. Un réglage désactivé pour tout le monde l’est aussi pour chaque personne. Une personne qui a quitté l’équipe perd son accès aussitôt.

Accueil affiche une carte Pour commencer avec chaque vérification de votre compte, chacune avec un bouton vers le réglage qui la corrige.

3. Comment votre équipe ouvre son portail

• Dans votre CRM : chaque membre de l’équipe ouvre l’app dans le menu de côté et est connecté sous son propre nom.
• Par un lien : l’app enregistre l’adresse de votre portail comme valeur et comme lien de déclenchement, pour que vos propres messages y envoient les gens.

Chaque personne voit et modifie seulement sa propre fiche. Elle ne peut pas changer son statut, les renseignements d’une autre personne ni votre liste de prix.

4. Ce qu’un membre de l’équipe y fait

• Profil — photo, quelques lignes à son sujet, les langues dans lesquelles il travaille.
• Heures — ses heures de la semaine. L’enregistrement met à jour ses disponibilités dans vos calendriers.
• Services — lesquels de vos services il offre, et ses prix si vous le permettez.
• Région — pour les entreprises à domicile : jusqu’où il se déplace. Son adresse personnelle n’est jamais montrée aux clients.
• Avis — les avis qui le nomment.
• Contrat — si vous l’avez activé.
• Factures et reçus — seulement avec les applications payantes nommées plus haut.

5. Widgets pour votre site

Ouvrez Widgets pour copier le lien ou l’iframe de chacun, ou ajoutez-le depuis le créateur de sites de votre CRM (Ajouter un élément ▸ Widgets). Dans le créateur, le widget se relie lui-même à votre compte; personne ne tape de numéro de compte.

• Grille de l’équipe — jusqu’à 5 membres de l’équipe, mise à jour quand quelqu’un enregistre son profil, puis un lien Voir toute l’équipe vers votre page de réservation. Pour montrer toute votre équipe, installez Staff Team Page Widget.
• Page d’un membre et Carte d’un membre — une personne : photo, à propos, langues, ses étoiles.
• Avis — les avis d’une personne.
• Portail du personnel et Heures et disponibilités — pour une page privée que votre équipe ouvre; chaque personne se connecte avant que quoi que ce soit s’affiche.

6. Workflows

Coco Staff Portal n’a pas de déclencheur de workflow à lui. Avec Coco Staff Onboarding installé, son déclencheur démarre aussi sur ce qui se passe dans le portail : heures enregistrées, renseignements mis à jour, facture prête, facture envoyée, reçu envoyé, raison d’annulation notée. Les moments de facture et de reçu n’arrivent qu’avec les applications payantes de factures et de reçus.

Ce qui est installé, et la désinstallation

Ce qui est installé liste chaque élément que l’app a créé dans votre compte, s’il est bien là, et ce que la désinstallation en fait. S’il manque quelque chose, appuyez sur Réparer mon installation.

Créé à l’installation : la fiche de membre de l’équipe et ses champs du portail (heures, services offerts, prix, durées, code postal du domicile, bonis, dates du contrat); dix champs de contact pour les taxes et le paiement du personnel (Coco · staff · 01–04, Coco · payout · 02–07); la valeur Coco · staff · 02 portal url; le lien de déclenchement Coco · staff · 02 portal; un dossier de médias pour les photos, les documents et les PDF.

La désinstallation retire la valeur de l’adresse du portail et le lien de déclenchement du portail.

Gardé : les champs de contact (ils contiennent vos données, y compris le champ d’heures que la page Heures remplit), vos contacts, utilisateurs, calendriers et rendez-vous, et les fichiers déjà dans votre bibliothèque de médias. Les champs des fiches de votre équipe restent tant qu’une autre app ClaudiaFix est installée; quand la dernière part, ils sont retirés après la sauvegarde d’une copie, et une réinstallation les remet.

Avant de désinstaller, choisissez : Garder mes données (une copie à remettre si vous réinstallez) ou Supprimer nos données (retire ce que seule cette app a créé; une copie est d’abord sauvegardée). Désinstallez ensuite l’app dans le marché d’applications de votre CRM (Apps installées).

Aide

Écrivez à support@claudiafix.ai — réponse en moins de 24 h. Le soutien se fait par courriel seulement.

Vous pouvez aussi ouvrir Aide au bas du menu de l’app et écrire ce qui ne va pas. Votre compte, l’app et la page où vous étiez accompagnent votre message.